3 enkle arkivering retningslinjer

En af de mest grundlæggende måder at finde papirer, når du har brug for dem er at hente dem fra et effektivt registreringssystem. Et godt registreringssystem vil tillade dig at finde hvad du leder efter, i 10 sekunder eller mindre.

Her er 3 enkle arkivering retningslinjer, der kan hjælpe:

KATEGORISERING.

Et registreringssystem er kun effektiv, hvis du kan finde alt hvad du behøver, nÃ¥r du har brug for det – uden en kamp. Og alle godt register systemer har forskellige kategorier af papirer. Dine papirer er enten kommer til at falde ind i en MAIN kategori eller en sub kategori.

For eksempel kan en hovedkategori være finansiel. Nogle underkategorier inden for Financial, kan være:

Opsparingskonto

Checkkonto

Pengemarkedet konto

I din arkivskab, bør din vigtigste kategorier altid hænge filmapper med en mærket fane. Din sub kategorier bør være mærket manila fil omslag i den passende hovedkategori hængende mappe.

GRUNDLÆGGENDE ARKIVERING SYSTEMER.

For det meste, vælger folk at bruge en, eller en kombination af disse grundlæggende arkivering systemer:

Alfabetisk (A, B, C, D, etc.)

Numeriske (1, 2, 3, 4, osv.)

Kronologisk (Jan, Feb, Mar, Apr, osv.)

Den, du bruger, afhænger af hvad du bruger det til. For eksempel, hvis du har brug at holde filer for alle dine kunder (eller associates, venner, osv.), fungerer alfabetisk efter efternavn normalt bedst.

For case sekvensnumre eller projekter, der er nummereret, ville en numerisk system sandsynligvis arbejde bedst.

Hvis det er nødvendigt for dig at finde ting af dato, så kronologisk kan være dit valg.

Nogle mennesker får rigtig kreativ og bruge en kombination af disse systemer. For eksempel kan du din vigtigste kategorier skal kronologisk, men underkategorierne indersiden skal alfabetisk.

MÆRKNING.

Hvis en fil ikke er mærket korrekt, vil det ikke være hurtigt og nemt at finde:

Altid skrive dit emne på fanen filmappe, tæt på toppen af fanen, så du nemt kan se det, når du kigger gennem dine filer.

Brug en mellemlang punkt, sort markør til at mærke dine filer. Udskrive; Undlad at bruge script.

Brug så få ord som muligt under fanen.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *